PUBLIKACJE

Poniedziałek, 13.01.14

Klauzula wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata w procesie rekrutacyjnym

W dobie Internetu najpopularniejszą formą przeprowadzania rekrutacji pracowników jest rekrutacja on-line za pośrednictwem interaktywnych formularzy. Coraz częściej potencjalni pracodawcy, a w szczególności firmy rekrutacyjne, zainteresowani są też tworzeniem baz danych, w których gromadzone będę informacje o kandydatach, które wykorzystywać będzie można w kolejnych procesach rekrutacyjnych bez potrzeby ponownego złożenia aplikacji przez kandydata. Z punktu widzenia powyższego zjawiska istotną kwestią jest zapewnienie w procesie rekrutacyjnym należytej ochrony danych osobowych kandydatów.

Zgodnie ze stanowiskiem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych [Stanowisko GIODO opublikowane w www.inforlex.pl, Serwis Prawno-Pracowniczy , nr 9/13 z dnia 26 lutego 2013r. str. 7 i nast.] zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna,gdy chodzi o zakres danych wynikający z art. 22 (1) Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974r., Dz.U.1998.21.94j.t. ze zm.). Przepis ten stanowi bowiem podstawę do przetwarzania przez potencjalnego pracodawcę danych osobowych kandydata do pracy obejmujących jego imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Przetwarzanie danych we wskazanym zakresie znajduje podstawę w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych (ustawa z dnia 29 sierpnia1997r. ,Dz.U.2002.101.926 j.t.ze zm.) zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Natomiast jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje w CV więcej informacji, niż wynika to z ww. przepisów prawa, wówczas podstawą prawną do ich przetwarzania przez potencjalnego pracodawcę jest zgoda tej osoby (czyli podstawa prawna z art. 23ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Taka zgoda, jak potwierdza powołane wyżej stanowisko GIODO, jest także wymagana, jeśli dane miałyby być przetwarzane nie tylko w celu rekrutacji, ale także m.in. w celach innych procesów rekrutacyjnych. Z punktu widzenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przez zgodę osoby, której dane dotyczą, rozumie się oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie.Formuła zgody na przetwarzanie danych osobowych powinna stanowić odrębne oświadczenie osoby, której dane dotyczą, od innych oświadczeń, z jej treści zaś powinno w sposób niebudzący wątpliwości wynikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane.

Przy odbieraniu zgody zagwarantowana powinna być opcjonalność, tj. osoba składająca oświadczenie powinna mieć możliwość wyrażenia zgody na określone działania albo jej niewyrażenia. Z tych względów zgoda na przetwarzanie danych w innym celu niż dane postępowanie rekrutacyjne, powinna być wyodrębniona od zgody na inne czynności. Niedopuszczalne jest także uzależnianie wykonania pewnej usługi czy np. zawarcia umowy od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w innych celach.

Należy także podkreślić, że na administratorze danych (np. pracodawcy) spoczywa obowiązek dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, poprzez zapewnienie, aby dane były przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania (art. 26 ustawy).

W związku z powyższym, jeśli kandydat wyraża zgodę tylko na przetwarzanie jego danych w celu przeprowadzenia konkretnej rekrutacji, to oznacza, że po jej zakończeniu jego dane (jeśli nie został przyjęty do pracy) powinny zostać usunięte. Warunkiem ich dalszego przetwarzania w celu np. przyszłych rekrutacji będzie jego dodatkowa i wyraźna na to zgoda (na to kto, w jakim celu i w jakim zakresie będzie przetwarzał jego dane osobowe).

Reasumując powyższe stwierdzić należy, iż niedopuszczalne jest uzależnianie przyjęcia aplikacji kandydata od wyrażenia przez niego zgody na przetwarzanie danych w celach innych niż związane z danym procesem rekrutacyjnym. Jednocześnie, kandydat może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w innych celach, ale zapytanie w tym przedmiocie powinno mieć charakter opcjonalny tj. pozostawiać kandydatowi swobodą możliwość wyboru.

Radca prawny

Martyna Miszczyk-Mazek